Crear una Sociedad Limitada (SL) es una de las opciones más habituales para quienes quieren iniciar un negocio en España.
¿Pero por dónde empezar? Nombre de la empresa, socios, notaría, Registro Mercantil, Hacienda, Seguridad Social, impuestos…
En esta guía te explicamos cómo crear una SL en España paso a paso y, sobre todo, qué debes hacer una vez constituida para empezar con todo correctamente organizado.
¿Qué es una Sociedad Limitada?
La Sociedad de Responsabilidad Limitada, conocida como SL, es una de las formas jurídicas más utilizadas por pequeñas y medianas empresas.
Puede constituirse con un único socio en cuyo caso será una Sociedad Limitada Unipersonal (SLU) o con varios.
Una de sus principales características es que, con carácter general, la responsabilidad de los socios queda limitada al capital aportado.
¿Cuánto capital necesito para crear una SL?
Actualmente es posible constituir una SL con un capital social mínimo de 1 euro.
No obstante, mientras el capital no alcance los 3.000 euros existen determinadas reglas especiales, por lo que conviene valorar qué capital resulta adecuado para el proyecto.
Que legalmente podamos empezar con 1 euro no significa que sea siempre la opción más recomendable.
Cómo crear una SL paso a paso
1. Elegir el nombre de la empresa
El primer paso es elegir la denominación social y solicitar al Registro Mercantil Central la certificación que acredita que el nombre está disponible.
Es recomendable disponer de varias alternativas por si nuestra primera opción ya está registrada.
2. Determinar socios, administrador y actividad
Antes de constituir la empresa debemos decidir:
- Quiénes serán los socios y qué porcentaje tendrá cada uno.
- Quién administrará la sociedad.
- Cuál será el domicilio social.
- Qué actividades desarrollará la empresa.
- Cuál será su capital social.
Estas decisiones son importantes porque quedarán reflejadas en la escritura y los estatutos de la sociedad.
3. Preparar los estatutos sociales
Los estatutos establecen las reglas básicas de funcionamiento de la empresa.
Incluyen aspectos como la denominación, domicilio, objeto social, capital, participaciones y sistema de administración.
Especialmente cuando existen varios socios, merece la pena prestar atención a su contenido y no considerarlos un simple trámite.
4. Aportar el capital social
Los socios deberán realizar las aportaciones correspondientes al capital de la sociedad.
Además, desde el inicio es recomendable utilizar una cuenta bancaria de la empresa y separar completamente las operaciones empresariales de las personales.
Esto facilitará mucho la contabilidad posterior.
5. Firmar la escritura ante notario
Los socios formalizarán la constitución mediante escritura pública ante notario.
En ella quedarán recogidos los datos esenciales de la sociedad, sus socios, aportaciones, estatutos y órgano de administración.
6. Obtener el NIF e inscribir la sociedad
La nueva empresa necesitará su propio NIF para identificarse ante Hacienda.
La escritura deberá inscribirse además en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social.
Una vez completados estos trámites tendremos constituida nuestra SL.
Pero aquí no termina el proceso.
Ya tengo mi SL creada, y ahora qué?
Esta es una de las partes más importantes y, muchas veces, la que genera más dudas.
Constituir la empresa es solo el principio. A partir de ese momento empiezan sus obligaciones fiscales, contables, mercantiles y, en determinados casos, laborales.
7. Dar de alta correctamente la actividad en Hacienda
Hay que comunicar a la Agencia Tributaria las actividades que desarrollará la empresa y determinar sus obligaciones fiscales.
Dependiendo del negocio, pueden existir obligaciones relacionadas con:
- IVA.
- Retenciones.
- Impuesto sobre Sociedades.
- Operaciones intracomunitarias.
- Declaraciones informativas.
No todas las al presentan exactamente los mismos impuestos, por lo que es importante configurar correctamente las obligaciones desde el inicio.
8. Obtener el certificado digital
El certificado digital de representante será imprescindible para realizar numerosos trámites con las Administraciones Públicas.
También permitirá acceder a las notificaciones electrónicas.
Es importante revisarlas periódicamente, ya que no abrir una notificación no significa que los plazos administrativos se detengan.
9. Revisar la situación del administrador
Una duda muy habitual es si el administrador de una al tiene que darse de alta como autónomo.
Dependerá de factores como su participación en la sociedad, el control efectivo y las funciones que desempeñe.
En determinados casos deberá estar incluido en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
Por ello, conviene revisar cada situación individualmente desde el inicio.
10. Organizar la facturación y la contabilidad
Desde la primera factura es importante tener correctamente organizado el sistema de facturación y contabilidad.
La empresa deberá registrar, entre otras operaciones:
- Facturas emitidas y recibidas.
- Bancos.
- Gastos e ingresos.
- Nóminas y Seguridad Social.
- Préstamos.
- Inmovilizado.
- Impuestos.
- Operaciones con socios.
Un error frecuente es esperar al final del trimestre para organizar toda la documentación.
La contabilidad debería llevarse actualizada desde el primer día.
11. Presentar los impuestos
Una al puede tener diferentes obligaciones tributarias dependiendo de su actividad.
Entre las más habituales están el IVA, las retenciones y el Impuesto sobre Sociedades.
También pueden existir otras declaraciones informativas.
Y un detalle importante: aunque una sociedad no haya facturado durante un periodo, puede seguir teniendo obligación de presentar determinadas declaraciones.
12. ¿Qué pasa si voy a contratar trabajadores?
Si la empresa va a contratar empleados, tendrá que realizar previamente los trámites correspondientes ante la Seguridad Social.
Además, deberá gestionar contratos, nóminas, cotizaciones, retenciones, registro horario, prevención de riesgos laborales, vacaciones y demás obligaciones laborales.
También será fundamental determinar correctamente el convenio colectivo aplicable.
13. No mezclar los gastos personales con los de la SL
Uno de los errores más habituales de las sociedades recién creadas es utilizar la cuenta o tarjeta de la empresa para pagar gastos personales.
El dinero de la sociedad pertenece a la sociedad.
Las operaciones entre socios, administradores y empresa deben estar correctamente justificadas y contabilizadas.
Separar desde el principio las finanzas personales de las empresariales evita muchos problemas posteriores.
¿Qué obligaciones tiene una SL cada año?
Además de las declaraciones fiscales periódicas, una sociedad tiene otras obligaciones anuales.
Entre las principales se encuentran:
- Cierre de la contabilidad.
- Presentación del Impuesto sobre Sociedades.
- Formulación y aprobación de las cuentas anuales.
- Legalización de los libros obligatorios.
- Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Es importante recordar que presentar el Impuesto sobre Sociedades no sustituye al depósito de las cuentas anuales.
Errores frecuentes al crear una SL
Muchos problemas pueden evitarse con una buena organización inicial.
Entre los errores más habituales encontramos elegir incorrectamente la actividad, no revisar el alta del administrador, mezclar gastos personales y empresariales, llevar la contabilidad con retraso, no controlar las notificaciones electrónicas o desconocer las obligaciones fiscales y mercantiles de la sociedad.
Crear una SL es solo el principio
Crear una Sociedad Limitada puede ser relativamente sencillo. Lo realmente importante es qué hacemos después de constituirla.
Hacienda, contabilidad, impuestos, Seguridad Social, facturación, trabajadores y Registro Mercantil pasan a formar parte del día a día de la empresa.
Por eso, empezar con una buena organización puede ahorrar tiempo, errores y problemas posteriores.
En Parima Servicios Empresariales acompañamos a empresas desde sus primeros pasos y nos ocupamos de su gestión fiscal, contable y laboral.
👉Una vez creada la sociedad, comienza una nueva etapa en la que será fundamental llevar correctamente la gestión fiscal, contable y laboral de la empresa.
👉Dar de alta correctamente la actividad en Hacienda
Si estás pensando en crear una en España o acabas de constituirla y no sabes cuáles son los siguientes pasos, podemos ayudarte durante todo el proceso.
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