¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Los plazos que debes conocer como autónomo:
Ser autónomo en España implica cumplir con varias obligaciones ante la Administración. Una de las más importantes es la obligación de guardar las facturas, tanto las emitidas como las recibidas. Pero ¿cuánto tiempo exactamente debemos conservarlas? Existen diferentes plazos según el tipo de obligación: fiscal, mercantil, y, en algunos casos, penal.
A continuación, explicamos cada uno de estos plazos y otros detalles relevantes para los autónomos.

1. Plazo Fiscal: ¿Cuántos años hay que guardar las facturas para Hacienda?
Según la Ley General Tributaria (artículo 29) y la Ley del IVA (artículo 165), fiscalmente estás obligado a guardar tus facturas durante 4 años. Este plazo incluye las facturas emitidas y recibidas, así como justificantes contables y recibos. La obligación comienza a contar desde el momento en que se liquida (o paga) el IVA correspondiente presentando el modelo 303.
Por ejemplo, si presentaste el modelo 303 del primer trimestre el 5 de abril de 2024, deberías conservar la factura hasta el 5 de abril de 2028.

2. Plazo Mercantil para guardar facturas:
Además del plazo fiscal, existe un plazo adicional regulado por el Código de Comercio. Según el artículo 30, «los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años». Esta obligación aplica también a los autónomos, ya que son considerados empresarios individuales.

3. ¿Existe un plazo penal para la conservación de facturas?
A veces se menciona un tercer plazo de hasta 10 años para conservar las facturas, basado en el Código Penal (artículo 131 sobre la prescripción de delitos y artículos 305 y 305 bis sobre delitos fiscales). Sin embargo, este plazo no es aplicable a la conservación general de facturas, sino únicamente en caso de que haya un procedimiento judicial con Hacienda. Durante el tiempo que dure ese proceso, se deberá conservar la documentación afectada.
Por lo tanto, los plazos de conservación son solo dos: el fiscal (4 años) y el mercantil (6 años). Lo recomendable es que guardes tus facturas durante 6 años.

 ¿Qué otra documentación debo guardar como autónomo?

Además de las facturas, como autónomo debes conservar otros documentos relacionados con tu actividad. Algunos de ellos son:
o Albaranes
o Justificantes de pago (de facturas, tickets, de la cuota de autónomo, etc.)
o Libros de ingresos y gastos (tu contabilidad de autónomo).
o Declaraciones fiscales (modelo 303, renta, etc.)
o Contratos (de servicios, laborales, etc.)
 Los plazos concretos pueden variar. Por ejemplo, los documentos laborales (como contratos de trabajo o nóminas) solo se deben conservar 3 años. No obstante, para los documentos fiscales y mercantiles, los plazos clave son de 4 a 6 años.
 Consecuencias de no guardar las facturas:
Si no guardas tus facturas y documentos obligatorios, Hacienda podría considerar que estás cometiendo una infracción tributaria. Según el artículo 201 de la Ley General Tributaria, el incumplimiento de la obligación de conservación de facturas puede resultar en:
• Multa del 2% del importe total de las operaciones no justificadas. Por ejemplo, si las facturas no conservadas suman 10.000 €, la multa sería de 200 €.
• Si no es posible determinar ese importe, la multa será de 300 € por cada operación cuya factura no se haya conservado.
 ¿Cómo debo guardar mis facturas? Las 4 condiciones de Hacienda:
Puedes guardar tus facturas en papel o en formato digital, siempre que el método cumpla con las siguientes cuatro condiciones impuestas por Hacienda:
– Autenticidad del origen: Debe ser claro quién emitió la factura.
– Integridad del contenido: La información de la factura no debe faltar ni ser alterada.
– Legibilidad: Las facturas deben ser claramente legibles.
– Acceso rápido: La Agencia Tributaria debe poder acceder a ellas «sin demora», lo que puede incluir acceso electrónico.
Por ello, es recomendable llevar un registro digital de las facturas, preferiblemente usando un programa de facturación electrónica.

 Las 5 dudas más habituales sobre la conservación de facturas:

1. ¿Es posible que Hacienda me pida facturas de hace 20 años? En principio, no. El plazo estándar para conservar una factura es de 4 años. Sin embargo, en caso de procedimientos judiciales, ese plazo puede extenderse significativamente, especialmente si los pierde Hacienda.

2. ¿Cuántos años puede revisar Hacienda el IVA de las facturas? El plazo es de 4 años para revisar el IVA de tus facturas o declaraciones.

3. ¿Es obligatorio guardar los tickets de caja? Sí, los tickets de caja son documentos fiscales y mercantiles, por lo que deben guardarse al menos 6 años (4 años para Hacienda).

4. ¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas en papel? El plazo es el mismo, un mínimo de 4 años para Hacienda. Se pueden guardar en papel o en formato electrónico, siempre que cumplan con las condiciones mencionadas.

5. ¿Cuántos años hay que guardar la declaración de la renta? La declaración de la renta debe guardarse al menos 4 años, a no ser que se inicie un procedimiento penal judicial, lo que podría extender el plazo.

Por tanto, como autónomo en España, es esencial estar al tanto de las obligaciones relacionadas con la conservación de documentos. Aunque el plazo fiscal de 4 años es importante, lo más seguro es conservar la documentación durante 6 años para cumplir con todas las obligaciones mercantiles.